martes, 6 de marzo de 2018

El Plan de Trazabilidad:

CONCEPTO DE TRAZABILIDAD:

La trazabilidad es el medio a través del cual se controla un alimento desde que surge en su medio natural, hasta que es utilizado por el consumidor final. Este control es preceptivo, es decir, la Ley requiere la implementación de planes de trazabilidad en cada uno de los establecimientos que manipulan, compran, venden, sirven, etc., alimentos, para dar garantías de calidad y salubridad.



OBJETO:

Con la finalidad de dar un paso adelante en el control de calidad de los productos y servicios que se ofrecen en cualquier establecimiento de restauración, se impone la necesidad de implementar un Plan de Trazabilidad de los mismos, con la finalidad mayor, aunque no única, de poder responder como es debido ante las autoridades competentes, llegado el caso.

Otro motivo es la utilidad que tendrá dicho plan para controlar el sistema de recepción, almacenaje y manipulación de los alimentos que utilizamos. Y por supuesto, el principal objeto es el de ofrecer a los clientes el compromiso de garantía del consumo de productos de la mayor calidad exigible.

Como quiera que un restaurante no tiene responsabilidad subsidiaria sobre el control de la trazabilidad hacia atrás, hemos de dar comienzo justo con un registro de entrada de cada uno de los alimentos y bebidas que se recepcionan cada día, consignando los siguientes datos: Fecha de entrada, familia, artículo proveedor, número de lote, fecha de fabricación, fecha de caducidad, lugar de almacenamiento y operario que previsiblemente lo utilizará.

Todos estos datos deberán obedecer de manera estricta a la realidad, incurriéndose en falta amonestable por la omisión o defecto en la consigna de los mismos, así como cualquier cambio de lugar de almacenamiento o disposición de los artículos.

Todo esto requiere, por supuesto, un período de adaptación durante el cual se establecerán unos pasos protocolarios para que, facilitando el trabajo de todos, se pueda garantizar la calidad del proceso de modo tal que se consiga automatizarlo y convertirlo en una rutina fácil en el día a dia al recepcionar, almacenar y manipular los alimentos haciéndolos localizables en cada momento para que, llegado el caso, se puedan retirar sin el menor índice de error.

El sistema de almacenaje y utilización debe ser riguroso FIFO, es decir entradas y salidas de la mercancía de modo que las primeras entradas sean las primeras salidas, registrando cada movimiento que el alimento hace en su recorrido, desde su provisión, hasta ser servido al cliente.







PROCEDIMIENTO:


  • Para la implementación progresiva y eficaz de un Plan de Trazabilidad, comenzaremos por el diseño de los documentos que nos servirán de herramientas administrativas para ello. Consistirán en plantillas diarias de registro de entrada de alimentos y bebidas a la empresa, distribución de éstos a los almacenes de la misma y salida para su utilización; además de registro de entrada de productos elaborados y salida de los mismos para dar servicio.

  • Se procederá a la formación y sensibilización de todas las personas que forman el equipo de la casa, ya sean personal de Producción, Administración o Servicio al Cliente. Esto se hará través de la entrega de un folleto y de explicaciones personalizadas sobre el papel común y el papel particular de cada miembro del personal, así como el apoyo continuo para la teneduría de los registros pertinentes.

  • Es primordial la confección de un archivo actualizado de proveedores, así como la comunicación a los mismos de la implantación en curso y el conocimiento de las responsabilidades mutuas, y solicitarles datos de personas de contacto para su localización en caso de que una situación lo requiera. Esto se hará a través de una carta comercial remitida a cada uno de ellos.




FLUJO DE LAS MERCADERÍAS:



El flujo de todas las mercaderías que se utilizan, y cuya trazabilidad hay que controlar, solamente tiene una entrada y una salida. A saber: Todos entran por Recepción y todos salen a través del consumidor final (el cliente). Se origina un registro a la entrada inicial. A la salida final, a través del cliente, no procede la trazabilidad hacia adelante.

Sin embargo, hay tres grupos importantes de alimentos/bebidas, clasificables según el proceso a que son sometidos de principio a fin:

Bebidas: Englobamos en este grupo todas las bebidas, sea cual sea su formato de envasado y sean o no alcohólicas. Tal como entran por Recepción se almacenan, documentando su registro de entrada con destino al almacén correspondiente, hasta que llega el momento en que nutren la cámara de frío de bebidas para dar el servicio al cliente, debiendo documentar esta salida con destino al servicio.
Respecto a las competencias, el primer registro corresponde hacerlo a la persona que recepciona las mercancías (las bebidas en este caso) y el segundo, a la persona que repone las cámaras de frío (personal de sala).

Alimentos no procesables: Son aquellos que se utilizan en el servicio tal cual se adquieren, sin sufrir ningún proceso ni cocinado. Un ejemplo claro son los picos de pan, o los frutos secos. Tienen el mismo flujo que las bebidas, es decir, tal como entran por Recepción, se almacenan, documentando su registro de entrada (competencia de la persona que recepciona), con destino bien al almacén, bien a la cocina, bien al equipo de refrigeración o congelación pertinente. Cuando se sacan de su almacenamiento para dar servicio (A cocina, o sala), se documenta la salida (competencia de la persona que repone).

Alimentos procesables: Son aquellos que se cocinan, o se utilizan como ingrediente, incluso una vez cocinados. Estos hacen el recorrido una o más veces, dependiendo del uso que se les dé.

Por ejemplo, las frutas y hortalizas frescas, entran por recepción (registradas como el resto de los alimentos, con destino a la cámara del almacén o de la cocina). Desde el primer destino, saldrán a la cocina (registrándose el movimiento de salida por la persona que los saque) para directamente dar servicio, previo proceso de desinfección y preparación correcta.

Sin embargo, otros alimentos, por ejemplo los que son ingrediente para guisos o precocinados,  harán el recorrido más de una vez: Una carne congelada para guiso, por ejemplo, entraría por recepción (con su correspondiente registro den entrada y salida a su destino –el equipo de congelación-), y de su destino, será utilizado por la persona responsable de la partida caliente en cocina para su cocinado (deberá dar registro de salida del congelador) y le dará dos destinos: Una parte para el servicio, y otra para la elaboración de croquetas. Aquí se origina, además, un tercer paso a un alimento elaborado que, con toda probabilidad, irá a ocupar un equipo de congelación (con su correspondiente registro de entrada, por la persona que ha hecho la elaboración que, a su vez, dará salida cuando las “rescate” para dar servicio).

Los medios para realizar nuestro nuevo seguimiento para el control de la trazabilidad no tienen que suponer una gran inversión en medios económicos, más allá de la reposición de los documentos de registro necesarios y la disposición de éstos, junto con bolígrafos en los puntos de almacenaje, des-almacenaje y movimiento de alimentos en general.

Requiere, no obstante, la capacitación del personal y el esmero por parte de éste, así como su paciencia para acatar los cambios hasta que el proceso se automatice y todos lo hagan de forma mecánica con perfecto engranaje.






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Documentos anexos:



Anexo 1.: Circular a los proveedores.



Sevilla, Fecha de emisión.




CIRCULAR A NUESTROS PROVEEDORES



Es el motivo de la presente poner en su conocimiento que con el afán de avanzar y mejorar en las garantías sobre calidad y seguridad alimentaria que debemos a nuestros clientes, esta casa se encuentra en proceso de implementación de un Plan de Trazabilidad que, lógicamente, habrá de enlazar el proceso de producción de nuestras elaboraciones con el control de su procedencia.

Para ello tenemos que solicitarles que nos faciliten datos de contacto de la persona que en su empresa es responsable en esta materia, por si en algún momento fuera precisa su intervención.

Asimismo, es necesario que, en lo sucesivo, consignen en los albaranes de entrega y/o en la facturación, el número de lote que hayan Vds. asignado a cada una de las mercaderías que nos sirvan.

Rogamos disculpen cualquier molestia que podamos causarles, y agradecemos de antemano su colaboración.

Quedamos a su disposición. Reciban un saludo atento.







Fdo.: Dpto. de Calidad






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Anexo 2: Ficha de Registro de Entrada de la Mercancía en Recepción.



FECHA
PRODUCTO
CDAD
LOTE
PROV.
FRA
VTO
DESTINO

































































































































































































































































INCIDENCIA
RESOLUCIÓN
RESPONSABLE


























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Anexo 3: Ficha de Registro de Salida de Almacén a Producción o Servicio.




FECHA
ARTÍCULO
PROCD
CDAD
LOTE
DESTINO